- Reservación de fecha con 10 días de anticipación según disponibilidad, ya sea telefónicamente o por la visita de un representante de Relaciones Públicas del Planetario. La fecha se confirmará o rectificará con 5 días de antelación a la visita.

- Completar previo a la visita del Planetario, el cuadro organizativo que se detalla en la última página de la carpeta, el cual deberá enviarlo 10 días antes como instrumento de confirmación, por FAX, o solicitar que lo retire un representante, dicho cuadro, tendrá que estar firmado por cualquiera de las siguientes autoridades: el/la Rector/a, Director/a, Vicedirector/a, Representante Legal, o presidente de la cooperadora. La entidad solicitante deberá tener preparado el día de la visita, un listado con la cantidad de alumnos presentes por grado y turno a fin de actualizar el cuadro enviado.

-Las entidades educativas del Interior del País deberán seguir la misma operatoria, de reserva y confirmación de fecha y será conveniente en el caso de invitación a otras Entidades Educativas de la misma comunidad, enviar la organización por día y entidad priorizando la Entidad anfitriona.